鍵管理システムおすすめ12選。メリットや価格、タイプ別の選び方｜アスピック - ASPIC

鍵管理システムとは？

鍵管理システムとは、物理的な鍵の貸出・返却を無人で自動管理するシステムです。利用者の鍵の使用履歴は、すべて管理機に記録されます。

鍵を正確に管理するには、鍵管理台帳の作成が必要です。台帳には、持ち出した鍵の種類・利用者・貸出日時・返却日時などを記録します。鍵の管理者は、利用者の持ち出し状況を常に把握して、鍵が紛失、盗難に遭わないよう注意する必要があります。

しかし、鍵管理台帳を手書き、あるいはExcelなどでアナログ管理する場合、記入もれやミスが発生する可能性が。特に大量の鍵を管理する場合、管理者は貸出・返却された鍵を台帳と照らし合わせながら記録せねばならず、非常に手間がかかります。

鍵管理システムの必要性

鍵管理システムなら、鍵を専用のキャビネットやボックスで厳重に管理可能です。キャビネットは、社員証を兼ねたICカードのタッチや、暗証番号の入力などで開けられるので、鍵の受け渡しの無人化が実現。関係者以外はキャビネットを開けられないよう設定できるため、不正利用を防止できます。

また、鍵の利用履歴は管理機に内蔵されているシステムに記録され、必要に応じてPC・スマホに転送できるので、鍵管理台帳をイチからアナログで作成する必要がなくなります。

なお、物理的な鍵を使わずに扉を開け閉めできる設備を求めている場合は、スマートロック（暗証番号の入力、スマホのタッチなどで扉の施解錠を行うキーレスのシステム）について解説している「オフィス向けスマートロック比較10選！後付けor交換タイプ別紹介」の記事をご覧ください。

鍵管理システムの主な利用シーン

近年、スマートロックや生体認証（指紋や顔などの生体情報を用いて個人を認証する仕組み）によってキーレス化が進んでいる一方、賃貸マンションや、車には物理的な鍵が使われている場合がほとんどです。

また、オフィスによっては、ドアの構造上スマートロックを付けられない場合や、セキュリティの観点からキーレスに切り替えることが難しい場合もあるでしょう。

このような状況を前提に、物理鍵を管理するシステムが必要なシーンと、具体的な利用方法をまとめました。

オフィス

会議室、資料室、サーバールームなどの施錠が必要な部屋の鍵管理を実施。たとえば、サーバールームには企業の機密情報が含まれたサーバーが集まっています。限られた従業員しか部屋にアクセスできないよう、システム上で鍵の利用者を制限できます。

工場

製造機械・装置が置かれている機械室や、部屋の空調・電気の流れを管理する空調室・電気室などの鍵管理で利用。早朝や深夜の稼働でも、24時間無人で鍵の利用・返却ができるのがメリットです。

また、指定された曜日に特定の機械を稼働させる現場の場合、システムによって、機械室の鍵の利用を曜日ごとに制限可能。ヒューマンエラーの防止につながります。

建設会社

クレーンなどの各種重機を動かすための鍵管理に活用。特に重機は特別な運転免許が必要な場合が多く、有資格者のみに鍵の利用権限を付与することで、現場の安全を担保できます。

ホテル

客室の鍵をはじめ、スタッフルーム、浴室など施設内設備のある部屋の鍵を管理。フロントでスタッフと対面しないタイプのホテルや簡易宿所、民泊でも利用可能です。客室数が多い場合は、数百本単位の鍵を管理できるシステムを選ぶのがおすすめです。

宿泊客には、鍵管理機を開けるための暗証番号を有効期限付きで発行できます。たとえば、チェックイン〜チェックアウト時間内で有効な暗証番号を発行すれば、宿泊客に時間外に鍵を持ち出される可能性を回避できます。

ビル・マンションの保全管理

賃貸オフィスビル・マンションの一室や、共用部分などの鍵管理に利用。賃貸物件には、清掃業者や電気・水道設備業者、修繕業者、防犯業者などの様々な業者が出入りします。

鍵管理システムによって、ランダムなタイミングで出入りする業者への鍵の貸出を無人で行えます。業者には、鍵管理機を開けるための暗証番号を有効期限・回数制限付きで付与。期限が過ぎたら暗証番号を無効化すれば、業者のむやみな出入りを制限できます。

賃貸物件内見

各賃貸物件に鍵管理機を設置しておけば、内覧時の鍵管理を効率化可能です。顧客には、内覧時間になったら有効になる暗証番号を付与しておけば、不動産担当者と接触することなく鍵を受け取れます。顧客から鍵が管理機に返却されたことが確認できたら、暗証番号を無効化します。

銀行

金庫や、顧客情報が管理された書庫などの鍵管理に利用。たとえば担当者が金庫の鍵を扱う際、金庫内の不審な持ち出しを防ぐため、管理者による承認を経て利用許可が降りる設定にできます。

また、鍵とともに重要物を管理するキャビネットを導入すれば、顧客情報が集約されたバインダー、PCなどをあわせて管理可能。各重要物にも利用者権限を設定できるので、担当者以外の従業員が安易に機密情報を持ち出せない環境を作れます。

病院

病室のほか、部外者以外立ち入り禁止エリア、医薬品保管庫などの鍵管理に利用。医療スタッフごとに、利用可能な鍵の権限設定ができます。緊急で医療ケアが必要な患者が発生した場合、キャビネットにダイヤル錠やマスターキーが備わっているタイプだと、鍵の利用権限に関わらず管理機を開けられます。

学校

各教室や施設の鍵管理を行います。教室のドアの前や校舎のフロアの一角に鍵管理機を取り付ければ、教職員がICカードや暗証番号で鍵を自由に取り出せるように。広い校舎であっても、鍵を受け取るために事務室へ移動する時間が省けます。部室や研究室を利用する学生には、時間を定めて鍵の利用権限を付与すれば、顧問や担当教授が不在でも入退室が可能です。

レンタカー店

レンタカーの鍵管理に利用。レンタカー店は、特に朝と夕方が混み合ってしまい、鍵の貸出・返却がスムーズにいかない場合も多いでしょう。鍵管理システムを利用すれば、無人で鍵を受け渡せるので混雑回避につながります。

鍵に付けられたICタグにより、誰がどの車をレンタルしているのかを一目で把握。返却指定時間が近くなったら管理者にアラート通知が行く設定にすれば、利用者に返却をリマインドしやすくなります。

カーディーラー

販売している自動車や、店舗に来店した顧客の鍵を管理。鍵管理機の扉にセンサーを設置して、不審な動きがあった場合はアラートを鳴らす設定にすれば、異常をすぐに検知できます。

鍵管理機の種類によっては、取り出したい車のナンバーをディスプレイ上に入力すると、どこに鍵が刺さっているかを表示。似たような鍵が並んでいてもすぐにピックアップ可能です。

鍵管理システムのメリット

鍵管理システムを利用するメリットは、大きく3つ挙げられます。それぞれのメリットを、代表的な機能を例示しながら紹介します。

（1）セキュリティの強化

鍵を安全に管理するシステムによって、防犯・情報漏えい対策が取りやすくなり、企業のセキュリティ体制を更に強化できます。セキュリティ対策に役立つ具体的な機能を紹介します。

鍵の利用履歴をリアルタイム管理

システムが「いつ・誰が・どの鍵を」使用したのかをリアルタイムで記録。利用・返却状況は管理機やPCで一覧化され、まだ返されていない鍵の存在を把握しやすいです。

アラート機能

返却されていない鍵があれば、システムが自動でアラート。管理機自体がブザーで知らせるタイプもあれば、管理者にメールを送信して知らせるタイプもあります。システムによっては、鍵の利用時間に応じてアラートをかけられるので、利用者に鍵を時間内に返してもらうよう意識付けができます。

鍵の利用者権限設定

キャビネットに差し込まれた一本一本の鍵には、利用者権限を設定可能。権限のない部外者や従業員が不用意に鍵を持ち出し、部屋に入退室するリスクを排除できます。

期限付きの暗証番号・QRコードの発行

鍵を利用する予定の日時のみ有効な暗証番号・QRコードを発行する機能。たとえば、常に鍵の利用権限を与える必要のないホテルの宿泊客や、施設を不定期で出入りする業者などに活用できます。

本人認証機能

鍵をキャビネットから取り出す際に、ICカードや暗証番号のほか、指紋・顔などの生体認証で本人確認を行うことも可能です。特に重要な機器や書類が置いてある部屋は、なりすましがきかない生体認証の利用や、「ICカード+暗証番号」など複数の認証方法を組み合わせた管理が安全です。

入退室管理システムとの連携

入退室管理システム（いつ・誰が・どこに入室/退出したかを管理するシステム）と連携可能な鍵管理システムもあります。連携すると、たとえば鍵を返却していない利用者がいたら、部屋から退出できないようロックをかけるといった運用が可能に。鍵を部屋の外に持ち出す動きを阻止します。

監視カメラとの連携

部屋に監視カメラを設置して、入退室者をリアルタイムでモニタリング。鍵の利用権限を与えられたユーザー以外が部屋に入室する様子をとらえられ、その場で追跡できます。すでに問題が起こった後でも証拠映像が残るので、問題の早期解決につながります。

（2）管理効率の向上

鍵管理システムを利用すると、鍵の利用・返却状況を記録管理する効率が飛躍的に向上します。効率的な管理に役立つ機能は、以下の通りです。

利用・返却状況自動記録、レポート出力

システムが、鍵の貸出・返却履歴を自動で記録。必要に応じて専用のソフトやクラウドを経由してPCにデータを連携します。データをもとにレポートを出力したり、Excelで加工したりが可能で、アナログで鍵管理台帳を運用する手間が省けます。

予約管理

会議室などの予約が必要な部屋の場合、従業員はPCやスマホから鍵の予約ができます。システムで予約者に鍵の権限を付与し、それ以外の従業員は鍵を抜き差し不可に。会議室が勝手に使われてしまう事態を防ぎ、予約ルールを保った運用ができます。

集中・遠隔管理

複数の店舗やエリアに点在している鍵管理システムを、クラウドにより遠隔で集中管理できます。管理者は、どの場所からでも各拠点に設置された鍵管理機の履歴確認や、利用者権限登録などを行えます。

鍵の検索機能

鍵がどこに保管されているか、誰が持ち出しているかをシステム上で検索。管理者が、長時間返されていない鍵を見つけ出し、利用者に返却を促す対応が簡単に行えます。

（3）利便性の向上

鍵管理システムを利用することで、管理者は遠隔で鍵管理ができるうえ、利用者も管理機を操作するだけですぐに鍵を取り出せます。利便性向上に関連する機能を紹介します。

簡単な操作

キーパッドやタッチパネルの操作によって鍵の貸出・返却が行えるため、ITに不慣れな利用者でも簡単に操作できます。システムによっては操作方法がタッチパネルに流れるため、説明書をたどらなくても使い方がわかります。

24時間365日利用可能

24時間365日いつでも鍵管理機を開けられる設定にできるので、時間外業務が発生した場合や、緊急時でも鍵を利用可能です。

欲しい鍵の場所を特定

鍵管理機を開けたら、利用者が取り出せる鍵の位置がディスプレイ上、キーラック上で点滅します。並んでいる鍵が大量にあっても、どれを利用すれば良いのか見分けやすいです。

鍵管理機で利用者を把握

鍵管理機の種類によっては、PCで検索しなくてもタッチパネル上に鍵の利用者が表示されます。使いたい鍵がすでに使われている場合、利用者にすぐ問い合わせることができます。

モバイルアクセス

専用のスマホアプリ・ブラウザから遠隔で鍵管理を行えるタイプも。たとえば、従業員が新たな鍵の利用権限付与を望む場合、管理者は、その場にいなくてもスマホから権限を与えることが可能です。急に特定の鍵の利用が必要になった場面などで重宝します。

鍵管理システムのタイプ別の選び方

鍵管理システムは、管理する鍵の本数や重視する機能によって、以下のタイプに分けられます。それぞれの特徴を詳しく解説します。

（1）複数拠点を持つオフィス・施設に対応

オフィスをはじめ、ホテル、レンタカー店、不動産管理会社などで数百〜数千本単位の膨大な物理鍵を管理できるタイプ。各拠点の鍵管理機を遠隔で一元管理できる仕組みも備わっています。

「Traka Touch Pro」には、ずらりと並ぶ鍵の中から必要とする鍵を見つけやすい仕組みが。鍵管理機のディスプレイが取り出し可能な鍵の位置を点滅で示すため、迷わず鍵を抜き取れます。

「CREONE」も、何千本もの鍵が取り付けられたキーラックから、利用したい鍵をすぐに見つけられます。たとえばレンタカーの鍵を探したい場合、車のナンバーを途中まで入力すると、ディスプレイに候補が表示されてすぐにピックアップできます。

「Keycafe」は、不特定多数の利用者に鍵を貸し出す体制を整えやすいです。たとえば、レンタカー利用者や宿泊客など一時的に鍵を使うユーザーに期限付きの暗証番号を発行し、指定日時以外は使えないようにできます。暗証番号の発行は、PCだけでなくスマホからでも簡単に行えるのがポイントです。

（2）オフィス・施設に対応

オフィスや店舗などの施設で特定の従業員が利用可能なタイプ。顔認証や入退室管理システムとの連携ができる鍵管理機もあり、セキュリティを強化した運用が実現します。このタイプは、更に以下2種類に分けられます。

2-1）大規模オフィス・施設向き

数百本の鍵を管理する大型オフィス・施設に対応するタイプ。

たとえば「クマヒラの鍵管理システム」は、同社提供の入退室管理システムと連携可能。利用者が鍵を返さなければ退出できないよう規制したり、部屋の入室自体を制御したりなどの複雑な運用が実現します。更に、同社提供の監視カメラと連携できるのも強み。鍵管理機の操作に異常があった時は映像が自動で立ち上がり、迅速に状況確認する体制が整います。

パナソニックコネクト株式会社の「顔認証・鍵管理サービス」の本人認証方法は、顔認証のみ。ICカードや暗証番号の利用はできないので、なりすましが一切きかなくなっています。セキュリティの強化につながるうえ、カードや暗証番号の管理工数を削減できるのも嬉しいポイントです。

2-2）中小規模オフィス・施設向き

鍵を常時10〜30本程度管理する中小規模のオフィス・施設向けのタイプ。鍵の利用者履歴を印字できるプリンター付きの管理機もあります。

グローリー株式会社の「重要鍵管理機」は、鍵の使用目的や長時間使用した理由をタッチパネル内で選択可能。鍵管理簿に理由書きする手間が省けます。また、同社が提供する鍵管理専用クラウドと連携すれば、利用者はスマホやPCから必要な鍵を予約できるように。会議室の予約の際などに重宝します。

ローレルバンクマシン株式会社の「KM-Nシリーズ」、東名通信工業株式会社の「鍵管理システム」は、鍵管理機を開ける際に二者認証を設定できます。たとえば、担当者が管理者の承認を得るべき重要な鍵を利用する場面で役立ちます。

「W-Keyシステム」は、オプションでセコムの警備員が鍵管理機の状態を24時間見守るサービスを提供。何らかの異常があれば、警備員がすぐに駆け付けます。金融機関など、特にセキュリティを重視する企業におすすめです。

（3）重要物管理にも対応

鍵以外にも、重要物を含めた管理を重視したタイプ。重要物にもタグを付けることで利用状況を追跡し、紛失や盗難を防ぎます。

たとえば「キャビマッチ」の場合、オプションで、利用者に応じて開けられる扉を制限できる機能が。その利用者にとって必要ではない重要物が入った扉を開けられないようコントロール可能です。

「安心キャビネット for RFID」は、キャビネットの中に同社提供の「PC・鍵・カード貸出機」を組み合わせて二重管理ができます。たとえば、キャビネットの扉を開けられても貸出機のロックを解除できない設定にすれば、重要物が不用意に持ち出されるリスクを抑えられます。

鍵管理システムの設置方法の種類

鍵管理システムのキャビネットやボックスは、大きく分けて3つの種類があります。前の章で説明したタイプを念頭に入れつつ、建物のスペース・レイアウトに合わせて設置に適した製品を選びましょう。メーカーによっては、複数種類のキャビネット・ボックスを扱っている場合もあります。

（1）壁への取り付け型

壁に取り付けるタイプ。基本的に取り付けたボックスを移動することはできないため、各エリアで鍵を使う本数や用途がある程度決まっている場合におすすめです。

「Traka Touch Pro」の製品ラインナップは4種類あり、鍵を最小5本〜最大360本まで管理可能です。また、各製品は拡張アレンジができ、一カ所で最大720本の鍵を扱えます。ボックスの扉は耐久性に優れており、歪むくらいの力が加わってもロックが外れにくい仕組みになっています。

「Keycafe」の壁面取り付け型のボックスも、「Traka Touch Pro」と同様、ボックス本体と拡張ユニットを連携すれば更に多くの鍵を管理できます。また、どの製品も奥行きが10cm以下でスリムなうえ、オプションで屋外用カバーも付けられるので、設置場所を選びません。

「CREONE」では、キャビネットを使わず壁や金庫に直接キーラックを設置する「KEYRACK」シリーズを展開しています。キャビネットに比べて場所を取らず、部屋全体を鍵の保管場所とする場合の設置に適しています。鍵の保管場所のセキュリティを強化するには、入退室管理システムや防犯カメラを併用するのがおすすめです。

そのほか、東名通信工業株式会社の「鍵管理システム」や、セコム株式会社が提供する「W-Keyシステム」も壁への取り付け型。グローリー株式会社の小型キーボックス「KBS-1000シリーズ」も、別途料金で壁への取り付けができます。

（2）大型キャビネット設置型

設置型の大型キャビネットタイプ。このタイプは、鍵のみを管理できるタイプと、鍵以外の重要物も管理可能なタイプが存在します。

2-1）鍵のみ管理

株式会社クマヒラの鍵管理システムシリーズ「セキュアキーデポジット2」は、一本の鍵を収納するための小さな扉が付いている構造になっており、ほかの利用者から鍵の存在が見えないように。鍵の複製・盗難リスクを抑えられます。サーバールームなどの機密情報が多く含まれた場所や、店舗など不特定多数の人が出入りする場所への設置に適しています。

パナソニックコネクト株式会社の「顔認証・鍵管理サービス」も、クマヒラの鍵管理機本体を採用しているため、上記のメリットを享受できます。

2-2）鍵以外の重要物も管理可能

鍵以外の重要物も収納可能なキャビネットタイプ。

「キャビマッチ」の場合、鍵とあわせてバインダーなどの書類や、ノートPCなどのIT資産を本格的に収納管理できます。鍵だけでなく、収納物にもICタグを貼付しておくことで、従業員の持ち出し、返却状況をもれなく追跡。製品ラインナップは5種類あり、設置スペースや収納したい重要物にあわせて導入できます。

ほかに、大型キャビネットをメインで展開している株式会社クマヒラも、重要物を管理できる「セキュアキーロック2」を販売しています、上段に鍵、下段にスマホ、カードなどの小物が収納可能なトレーが設置されています。紛失リスクが高い小物を鍵とあわせて安全に管理できます。

小型ボックスを中心にそろえているグローリー株式会社も、鍵とあわせて重要物を保管できる「BK-100 シリーズ」を用意。耐火仕様のユニットを組み合わせられるので、現金や復元の難しい重要書類の保管に適しています。

（3）小型ボックス設置型

比較的コンパクトで、場所の移動がしやすいボックスタイプ。

グローリー株式会社には、鍵を10個、20個、30個管理できるボックスタイプ「KBS-1000シリーズ」があります。オプションで顔認証機器を取り付けられるので、セキュリティを更に強化した運用が可能です。

株式会社ムサシにも、鍵を30本まで管理でき、持ち手付きで運搬が容易な製品「テラック MK30J」があります。

ローレルバンクマシン株式会社の「KM-Nシリーズ」の場合、ガイダンスやヘルプ機能が付いたディスプレイが備えつけられており、鍵管理機の利用が初めてでも使いやすいです。また、停電などの非常時にはダイヤル錠で扉を開けられるので、非常用の鍵を管理する必要がありません。

そのほか、大型キャビネットを扱っている株式会社クマヒラも、持ち運び可能な小型ボックスシリーズ「セキュア・プライムキーボックス」をラインナップしています。

鍵管理システムの価格相場

鍵管理システムの価格は、機器の種類をはじめ、設置数や設置方法（工事の有無）によっても変動するので、見積もりが必須です。参考で、価格を公開している会社の相場を紹介します。

たとえば、「Keycafe」の機器の価格は以下の通りです。

「MS5 SmartBox」本体（鍵を9本管理可能）：29万9,900円/台
本体と連携できる拡張ユニット（鍵を18本追加で管理可能）：79,000円/台
同上（鍵を42本追加で管理可能）：15万9,000円/台

別途、鍵を管理するシステム利用料が発生します。一カ所に設置された機器のみを管理する場合、月額7,900円/台（ライトプラン）。複数の拠点の機器を管理する場合、月額12,900円/台（プレミアムプラン）かかります。

また、「Traka Touch Pro」の販売元・株式会社トータルリンクでは、小型ボックスタイプの鍵管理システムレンタルサービス「Traka21」を提供しています。鍵管理本数は21本で、月額12,000円/台。本格的に導入する前に、まずは使用感を試してみたい場合にもおすすめです。

まとめ

鍵を正確に管理するための管理台帳を手書きやExcelで運用する場合、もれやミスが発生しがちです。鍵の数が多ければ多いほど、管理者が鍵の実際の本数と管理台帳を目視で照合する手間もかかります。

煩雑な鍵の管理に悩む企業におすすめなのが、鍵管理システムです。システムが、鍵の利用・返却状況や本数を自動記録。記録情報はPCに取り込めるので、鍵管理台帳をイチから作り、照合する手間が省けます。鍵管理機の扉は利用者のICカードや暗証番号で開けられて、必要な鍵だけ取り出せる仕組みに。管理者が利用者に鍵を渡す手間がかからず、無人管理が実現できます。

鍵管理システムでは、中小規模の施設で利用する数十本の鍵から、複数拠点を持つ施設が扱う数千本単位の鍵も管理できます。また、管理機のタイプは壁への取り付け型、据置型などがあり、サイズも多岐にわたります。鍵だけでなく、重要書類やスマホ・PCなどをあわせて管理できるタイプもあるので、本記事を参考に、自社のニーズや建物のスペース・レイアウトに合ったシステムを選んでみてください。

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